Herramienta:

Ver PDF Sistema de Rendición de cuentas en el Chaco Chuquisaqueño y Cruceño

Introducción

    La sequía que afecta año a año al chaco boliviano, impacta sobre los medios de vida de la población, deteriorando los suelos, cultivos, animales, y sobre todo la disponibilidad de agua.

    Ante esta situación, el proyecto: “Incrementando la resiliencia local a la sequía en el chaco boliviano, basándose en estrategias exitosas para proteger y fortalecer los medios de vida tradicionales y las condiciones de seguridad alimentaria de las familias vulnerables” – Geñoï, se desarrolla actualmente en las comunidades guaraníes del chaco boliviano, población altamente vulnerable a desastres ocasionados por la sequía. El proyecto se enmarca en acciones del área de prevención de desastres y gestión de riesgo.

    El proyecto promueve soluciones integrales y sostenibles fortaleciendo las capacidades de  comunidades e instituciones para prepararse, mitigar y recuperarse (resiliencia) de sequías recurrentes y predecibles bajo el principio de colaboración activa con instituciones y organizaciones locales, municipales, departamentales y nacionales, tales como el Viceministerio de Defensa Civil (VIDECI), SENAMHI, Direcciones de Gestión de Riesgos (DGR) Departamentales, Gobiernos Municipales,  Asamblea del Pueblo Guaraní (APG), Consejo Educativo del Pueblo Guaraní (CEPOG), Direcciones Distritales de Educación, Escuelas Técnicas y comunidades rurales, entre otras.

    Es ejecutado por el consorcio formado por: Acción contra el Hambre, CARE, Ayuda en acción, COOPI, FAO, Centro AGUA, y financiado por el Departamento de Ayuda Humanitaria y Protección Civil de la Comisión Europea, ECHO

    La herramienta

    El presente documento corresponde a la sistematización del Proceso Metodológico de Implementación de Sistemas de Rendición de Cuentas (RdC) en el chaco chuquisaqueño y cruceño.

    Los procesos de rendición de cuentas se constituyen como un referente para el diseño de estrategias de desarrollo en las intervenciones de los componentes del proyecto Geñoï. Es por eso que, convencidos de la necesidad de transformar las relaciones entre los ejecutores del proyecto “Geñoï” y la población participante “Nación guaraní, municipios, comunidades, etc.”, se moviliza este proceso.

    La rendición de cuentas interviene como un principio programático que es necesario comprender, interiorizar y concretar en la vida cotidiana de las instituciones que la promueven (ACH, Care, COOPI, FAO, Ayuda en Acción y Centro Agua).

    A lo largo del tiempo de ejecución de este proyecto se han desarrollado desde la experiencia en el Chaco chuquisaqueño (Municipios de Villa Vaca Guzmán, Huacareta y Huacaya), en el Chaco cruceño (Municipios de Cuevo, Boyuibe, Charagua y Gutiérrez) diversas formas para interactuar con la población participante.

    La rendición de cuentas es el modo en que el proyecto Geñoï, equilibra las necesidades de los participantes en la toma de decisiones y actividades. Rendir cuentas significa involucrar a mujeres, hombres, niños y niñas afectados por el flagelo de la sequía en la planificación, implementación y evaluación de nuestra respuesta a esta emergencia.

    En la medida en que se permita recibir, conocer y atender, oportunamente algunas demandas y sugerencias, la retroalimentación por parte de la población, se convierte en un medio importante para fortalecer nuestras acciones.

    Construir relaciones de respeto y confianza transparentes con los actores claves, a partir de la difusión de información sobre lo que se hace, asegura un diálogo permanente con ellos/as y constituye un capital inconmensurable en nuestro actuar como cooperantes y en la forma de cumplir con los lineamientos de la misión y visión institucionales.

     Esta experiencia se desarrolla en el contexto de áreas afectadas recurrentemente por la sequía, el lapso de tiempo desde la concepción de la estrategia hasta la elaboración del informe final comprende entre los meses de octubre del año 2011 y diciembre del año 2012.

Concepción

El Proyecto Geñoï tiene definidos esfuerzos deliberados y proactivos para asegurar la puesta en práctica de valores institucionales de las organizaciones que lo promueven, incluyendo como un elemento clave: la participación y rendición de cuentas. Para esto, buscamos formas innovadoras de hacernos responsables frente a compromisos establecidos con los participantes de la iniciativa.

En este contexto, Geñoï busca motivar una transformación en el relacionamiento entre actores, apuntando a mejorar la “influencia mutua” entre el proyecto y los participantes alrededor de éste. Reforzar el sentido de responsabilidad hacia los beneficiarios o participantes (más allá de la implementación práctica de las actividades comprometidas) y reconocer el derecho de las personas a ser informados y acceder a mecanismos para influenciar en el trabajo que desarrollamos.

Para esto, reconocemos que es necesario promover prácticas de rendición de cuentas tanto hacia el interior del proyecto, como con los participantes. Por lo tanto, apostamos a la aplicación de instrumentos que nos permitan mejorar la calidad de relacionamiento entre socios ejecutores, así como con los participantes, entendiendo que “rendir cuentas” no es un mecanismo de evaluación o fiscalización de tareas, sino de aprendizaje y de gestión de la calidad del trabajo que hacemos.

Concepción

Sin duda, experiencias anteriores como las de CARE PERÚ,  dejó establecida una base sólida sobre el tema y lo aprendido en los posteriores encuentros de agencias humanitarias de Bolivia fueron reflexiones necesarias para la implementación exitosa de este proceso; sin embargo se ha visto conveniente complementar y adaptar algunas herramientas.

Primero para trabajar y enlazar el aspecto de generar confianza del proyecto hacia el público, se ha desarrollado un plan de sesión específico para Rendición de Cuentas (RdC), de acuerdo con  la Metodología de Enseñanza Aprendizaje Basada en Principios (MEAP) que consta inicialmente de la “aplicación del principio de la confianza” como una herramienta de mejora de la gestión del proyecto, luego de un proceso de rescate de la Experiencia en cuanto a rendición de cuentas, luego se propuso dentro del plan de sesión un espacio de Reflexión sobre el tema de forma que se pudiera expresar los beneficios y el valor alcanzado con la aplicación del sistema.

Se preparó una serie de contenidos de capacitación a modo de Conceptualización en el que se dotaba de conocimiento sobre la RdC y finalmente se tuvo un periodo de Práctica o Vivencia que se expresaba en un juego de roles.

En resumen el Plan de Sesión formulado consta de los siguientes pasos:

  • Aplicación del Principio de la Confianza
  • Experiencia
  • Reflexión
  • Conceptualización
  • Práctica o Vivencia

Estructura de plan de sesión para talleres de rendición de cuentas

El sistema de Rendición de Cuentas en el marco del Proyecto Geñoi tiene como objetivo:

Promover la práctica de mecanismos serios, transparentes y seguros de rendición de cuentas, como mecanismo de responsabilidad y mejora de la calidad del proyecto, tanto al interior de las organizaciones implementadoras, como con todos los actores participantes.

Se concibe el sistema de Rendición de Cuentas con los participantes del proyecto con el fin de:

  1. Desarrollar capacidades y sensibilización: formando y orientando a los participantes del proyecto para implementar prácticas de rendición de cuentas, que permitan mejoras constantes al trabajo que desarrollamos.
  2. Transparentar la información: dotando de paneles informativos a nivel comunitario o municipal, con materiales y recursos de comunicación que provean información periódica, estructurada y actualizada, adaptada a distintas audiencias.
  3. Gestión de retroalimentación: motivando a los participantes a utilizar el cuaderno de mensajes como instrumento de captura de retroalimentación para incorporar a mejoras del desempeño del proyecto. Esto, en calidad de: solicitudes de información, pedidos relacionados a la intervención, quejas/reclamos, felicitaciones/agradecimientos o sugerencias.
  4. Gestión de calidad: ligado a monitoreo y evaluación, llevando a cabo reuniones regulares o momentos de rendición de cuentas para revisar progresos y ajustes a mejoras del proyecto, a nivel comunitario o municipal.

El alcance de un sistema de Rendición de Cuentas, no simplemente tiene el fin de informar sino generar sinergias de confianza y transparencia entre los actores involucrados.

Elaboración

Para la elaboración de las herramientas se definieron los siguientes pasos:

a) Diagnóstico realizado a actores

Se realizó un diagnóstico entre los participantes de la iniciativa con la intención de determinar el grado de conocimiento sobre la herramienta de Rendición de Cuentas (RdC). Para ello se aplicaron cuestionarios que se observan a continuación:

Modelo de barómetros participativos de diagnóstico para la temática de RdC, para determinar conocimientos generales en el público meta.

Con base a un sondeo preliminar realizado en noviembre del 2011, se estableció la necesidad de crear herramientas que permitieran comunicar el valor de la RdC en comunidades o beneficiarios por una parte y socios implementadores por otra.

b) Elaboración de instrumentos y herramientas

Durante el proceso de implementación del Sistema de Rendición de Cuentas se desarrollaron dos herramientas principales.

  1. Cuaderno de registro de mensajes: Donde el beneficiario directo del proyecto tiene la oportunidad de expresar comentarios y/o sugerencias relacionadas a algún tipo de iniciativa enmarcada en el proyecto Geñoi.
  2. Paneles informativos: Con información de avances del proyecto, donde el beneficiario directo tiene la oportunidad de complementar información relacionada al proyecto.

La devolución de Información (reuniones) son el espacio de socialización e información de avances relacionados con el proyecto Geñoï, que se rescatan a través de las herramientas  mencionadas.

Modelo de ficha de campo tamaño 1.30 m por 1.50 m para capacitar en el uso correcto del cuaderno de campo, herramienta utilizada tanto a socios ejecutores como a beneficiarios del proyecto.

c) Socialización a Comunidades

En cuanto a los beneficiarios se fortaleció sobre todo la instrumentalización del sistema, de manera que adicionalmente a conocer la importancia de RdC se capacitó en el uso correcto del cuaderno de campo como herramienta fundamental en el proceso.

d) Socialización a actores

Respecto a los socios implementadores se transfirió un proceso metodológico de trabajo sobre RdC que por un lado los convierta en usuarios del sistema pero también en referentes sobre el mismo en sus áreas de trabajo.

Aplicación de la herramienta. Las herramientas aplicadas en el proyecto Geñoï van de acuerdo al tipo de información que se desea socializar en el caso de paneles y tipo de inquietud que desea expresar el beneficiario, en relación al uso de cuaderno de mensajes, generando así lazos de confianza y transparencia.

Cronograma de actividades de rendición de cuentas “Proyecto Geñoï”

Uso

En cuanto al mecanismo de implementación del Sistema, éste es diferenciado, se trabaja la Rendición de Cuentas (RdC’s) a dos niveles: Operativo y Gerencial.

El nivel operativo está solventado por el equipo técnico quienes tienen la responsabilidad de crear espacios de registro de mensajes sobre todo antes de la conclusión de sus talleres de capacitación. Estas oportunidades de registro se dan principalmente en Comunidades, Asociaciones de Ganaderos, Profesores de Comunidad, etc.

El nivel gerencial está a cargo de un asistente técnico quien tiene programados recorridos institucionales para el levantamiento de mensajes, esto según nuestro plan se realiza mensualmente y se da principalmente entre: Socios del proyecto, Mancomunidad de Municipios del Chaco, Alcaldes y Concejos Municipales, Consejo de Capitanes, etc.

Las actividades generadas en el marco de RdC´s estuvieron reflejadas en:

  1. Cuaderno de mensajes: cada técnico portaba un cuaderno en el cual el beneficiario plasmaba sus inquietudes de acuerdo un sistema de clasificación de mensajes que el cuaderno presenta. Con un tiempo de respuesta de 15 días.
  2. Paneles informativos: ubicados en lugares estratégicos y de mayor afluencia comunitaria, para que los beneficiarios directos y otros actores tengan la oportunidad de informarse de los avances del proyecto.

Ambas actividades como espacios de complementariedad a las reuniones de ¨Devolución de información¨

Para asegurar la puesta en práctica del Sistema de Rendición de Cuentas por parte de las organizaciones beneficiarias del proyecto y de las instituciones que lo promueven en calidad de ejecutores, se identificaron dos procesos que se presentan más adelante. Este sistema de Rendición de Cuentas busca motivar una transformación duradera en el relacionamiento entre participantes (tanto beneficiarios como ejecutores).

 

Para esto existen dos procesos:

1º Proceso de implementación de RdC para:

Integrantes de comunidad, Líderes de Comunidad, Desviadores Positivos y Líderes Centinelas.

Reforzando el sentido de responsabilidad hacia los beneficiarios (más allá de la implementación práctica de las actividades comprometidas) y reconociendo el derecho de las personas a ser informados y acceder a mecanismos para influenciar el trabajo que desarrollamos desde sus comunidades, se promoverá a nivel comunitario espacios de aplicación del cuaderno de mensajes en cada taller de capacitación realizado por los facilitadores de campo del proyecto Geñoï.

Para esto, reconocemos que es necesario promover espacios que permitan la práctica de Rendición de Cuentas tanto hacia el interior del proyecto, como con los participantes. Por lo tanto, apostamos a la aplicación por parte del equipo técnico de instrumentos como Cuadernos de Registro de Mensajes y Paneles Informativos que nos permitan mejorar la calidad de relacionamiento entre socios ejecutores, así como con los participantes.

2º Proceso de implementación de RdC’s para:

Mancomunidades, municipios y  capitanías, como un mecanismo para transformar las relaciones de poder entre Organizaciones no Gubernamentales (ONG’s) y entidades gubernamentales, sindicales y otras que promueven políticas referentes a la gestión de riesgos, se plantea implementar una serie de entrevistas programadas que permitan facilitar  procesos orientados a lograr en primera instancia:

  • Una buena gestión del proyecto Geñoï
  • El fortalecimiento de capacidades para influenciar la respuesta de los gobiernos ante situaciones de emergencia

Y en segunda instancia:

  • Permitir a los participantes del proyecto Geñoï dentro del ámbito de gestión de riesgos un buen gobierno y el fortalecimiento de la ciudadanía para el diseño de estrategias.

 

Replicabilidad y sostenibilidad

En la práctica y experiencia del proyecto Geñoï, todo Sistema de Rendición de Cuentas (RdC) debe ser aplicado en la medida que resulte una herramienta de mejora de gestión del proyecto mediante la construcción de relaciones de confianza entre sus actores. En nuestra experiencia la Rendición de Cuentas por ahora, es uno de los pocos mecanismos participativos de transparencia con la voluntad de informar y generar confianza a su grupo meta, organizaciones representantes del pueblo Guaraní, municipios, comunidades y los propios ejecutores del proyecto.

Implica organizacionalmente, crear condiciones de opinión y exigencia para el diseño de una política de Rendición de Cuentas compartida entre los socios del proyecto (ACH, CARE) y que estas se adopten como elemento fundamental de sus intervenciones en el futuro.

Rendición de Cuentas es un proceso de construcción de confianza que nunca antes fue explorado pero que como ejecutores del proyecto significa ir un paso más allá, de manera que nos permita crear un concepto de transparencia focalizada.

Es preciso destinar más tiempo para sensibilizar tanto a técnicos y beneficiarios del proyecto, en cuanto a las herramientas de Rendición de Cuentas. A  nivel de paneles ser más gráfico-visual, organizar giras de paneles, hacerlos movibles ya que esto ha dado buenos resultados.

El tener un cuaderno de recopilación de mensajes en el idioma Guaraní, ayudaría en cierta manera a facilitar el proceso. Utilizar medios alternativos de comunicación como espacios en radio; hacer cuñas radiales con ciertos mensajes de avances de actividades del proyecto. Mecanismos de participación e interacción para que los mensajes no necesariamente sean escritos por los Mburuvichas y/o líderes comunitarios (tomando en cuenta la estructura orgánica de las comunidades guaraníes).

Costos y Recursos humanos

La experiencia demostró que el desarrollo de procesos de transparencia trasciende mas allá de lo programático, es una forma de trabajo organizacional, es un mecanismo de alineación con los valores y principios que como institución promovemos y además es un ejercicio permanente que debe ser promovido por personal operativo al igual que el personal gerencial.

El recurso humano que interviene incluye: coordinadores de proyecto tienen el rol de promover, implementar y monitorear el cumplimiento del protocolo, en trabajo conjunto con los socios y de promover una cultura de confianza y trabajo conjunto.

El equipo de monitoreo, evaluación y rendición de cuentas tiene el rol y responsabilidad de brindar asistencia técnica y orientación a los equipos para la implementación del protocolo, recibir y canalizar los mensajes recibidos y elaborar reportes periódicos sobre los avances en la implementación del sistema.

El equipo técnico y administrativo de todos los socios del proyecto, tienen el rol de promover el sistema de rendición de cuentas con los participantes, guiar y motivar la aplicación de los instrumentos y hacer un manejo transparente, adecuado y seguro de éstos.

Por su parte, el Coordinador de Comunicación e Incidencia debe visibilizar y publicar periódicamente mediante los recursos virtuales y otros todos los avances que se dan en el tema, insumos que proceden de las oficinas regionales y de la sede. Esto implica una coordinación permanente con los equipos.

Análisis y reflexión crítica sobre la aplicación de la herramienta

Entre las lecciones aprendidas podemos citar:

  • El tener un sistema de Rendición de Cuentas en el proyecto Geñoi ha generado un estado de legitimidad de parte de los beneficiarios directos, ya que estos quisieran tener su propio cuaderno de mensaje (específicamente en esta herramienta).
  • Apertura de las agencias ejecutoras para mejorar y fortalecer procesos de transparencia y confianza.
  • En cierta manera se cambió la cultura de que Rendición de Cuentas, no es necesariamente es una ¨Rendición Económica¨ sino de procesos y acciones que ayudan a construir y mejorar las estrategias de un proyecto en intervención.
  • Acción contra el Hambre se fortalecerá en el tema de Rendición de Cuentas en todos sus proyectos a partir del 2013 (tomando en cuenta el mandato de la sede ACF-España). Existe un compromiso con los beneficiarios de proyectos de transparentar y fortalecer los canales de comunicación e información.

 Por mejorar:

  • Adecuación de la herramienta al contexto (cuaderno de mensajes).
  • Generar espacios de sensibilización a inicio de la implementación del proyecto, si bien es cierto que se dio no fue suficiente.
  • Promover la costumbre de expresar las ideas u opiniones a través de instrumentos escritos, en el caso de comunarios.
  • Levantar la información en caso de ausencia de lecto-escritura en los beneficiarios.
  • Solicitar espacios de devolución de información, ya que debido a agendas ocupadas no se dieron.
  • En general, los paneles informativos no funcionaron debido a la carga de texto informativo (demasiado y de paso la mayoría de los comunarios no leen y/o escriben).
  • Incrementar lazos de confianza para llevar a cabo acciones como firmar un documento (en relación a cuadernos de mensajes).
  • Promover que las mujeres sean las de que de alguna manera escriban sus mensajes (por cuestiones culturales es un poco difícil hacer que estas levanten sus demandas).

 Conclusión

La importancia de tener un sistema de Rendición de Cuentas no solo fortalece los espacios de comunicación e información, sino que a la vez genera lazos de confianza y credibilidad entre la organización ejecutora de un determinado proyecto y el grupo meta donde este trabaja.

Se ha notado una baja participación en levantamiento de mensajes, debido a cuestiones culturales en las comunidades guaraníes. De los 24 mensajes recogidos durante el proceso (abril a agosto 2012) 23 son de varones y 1 de mujer, una funcionaria pública.

Cambiar el ¨modelo mental¨ de la conceptualización de ¨Rendición de Cuentas¨ en nuestro público meta, ya que estos creen que está ligado netamente a lo ¨económico¨. Es importante que los grupos meta sepan que sus opiniones y/o sugerencias ayudan a construir procesos y mejoras a los proyectos de intervención en sus comunidades.

Es un desafío grande como organización (Proyecto) abrir las puerta de su casa para informar, comunicar y/o transparentar, espacios a terceros, es importante empezar por casa para así crear un estado de confianza y apropiación de todo tipo de herramienta en ¨Rendición de Cuentas¨ en los técnicos y/o equipos de trabajo, resultando así más amigable a la hora de hacer ¨Rendición de Cuentas¨.