Herramienta:

Ver PDF Formato Común para la Presentación de los Documentos País UNISDR Américas

Introducción

    La Oficina Regional para las Américas de la Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres y secretaría de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres de las Naciones Unidas (UNISDR),  en el marco de su proyecto regional "Fortaleciendo la Reducción del Riesgo de Desastre en América del Sur a través de una mayor promoción de la implementación de las prioridades de acción del Marco de Acción de Hyogo en los niveles regional, nacional y local", coordinó el desarrollo de la herramienta “Formato Común para la Presentación de los Documentos País”, en la perspectiva de colaborar con los esfuerzos nacionales y locales para contar con información oportuna, actualizada y ágil, que se considera requisito fundamental para que los países y actores claves puedan contribuir a reducir los riesgos de desastres.  

    En este marco, la finalidad del Formato Común para la presentación de los Documentos País es orientar a los actores e instituciones de los países en la presentación de información sobre la situación del riesgo de desastres en el país, con el enfoque de brindar una visión holística de la Reducción del Riesgo de Desastres (RRD en adelante) en el ámbito nacional.  

    El Formato Común comprende dos instrumentos principales: (a) Estructura y contenidos sugeridos (carpeta) para el Documento País, y (b) su correspondiente Guía Metodológica.

Concepción

Datos generales

La herramienta que se sistematiza en el presente documento es el  Formato Común para la Presentación de los Documentos País, también conocido como Formato Común del Documento País, representa un esfuerzo conjunto de la UNISDR, los socios DIPECHO y ECHO para armonizar y vincular la información existente sobre la RRD en los países de la región de América del Sur, tanto para la elaboración y actualización de los Documentos País (DP), como para contar con un documento orientador sobre la situación actual del país en cuanto a la RRD como elemento integral del desarrollo sostenible. 

El Formato Común fue desarrollado entre octubre 2011 a marzo 2012 a través de un proceso amplia de consulta a través de la región de América del Sur con socios DIPECHO, las agencias Puntos Focales Nacionales ante el Marco de Acción de Hyogo / UNISDR y Sistemas Nacionales, agencias de colaboración trabajando en los países, agencias del sistema de las Naciones Unidas, organizaciones de la sociedad civil, representantes del sector privado, instituciones académicas, entre otros. 

Su versión final fue diseminada por correo electrónico a las partes interesadas (socios DIPECHO y agencias puntos focales en los países) y está accesible a través de la página de DIPECHO América del Sur 2011-2012 en la versión español del HFA-Pedia de la UNISDR[1].  Además, ha sido promovido a través de DIPECHO América del Sur en Facebook.

Concepción

El Formato Común de Documento País fue concebido para dar uniformidad a los documentos que se venían desarrollando los socios DIPECHO a través de los Planes de Acción y, a la vez, de servir como documento orientador para la toma de decisión a nivel de país, con el involucramiento y apropiación por parte de las autoridades nacionales.  Reconociendo que los Documentos País no tenían un formato definido, la necesidad de proponer lineamientos para los Documentos País fue identificada por socios en el Plan de Acción anterior e incluida en las recomendaciones del Taller Regional DIPECHO VI para América del Sur, realizado en la ciudad de Lima, Perú del 19 al 23 de Julio de 2010. 

Entre los objetivos de esta herramienta está contar con los lineamientos para orientar la programación futura de donantes en el país, ECHO entre otros, y apoyar los procesos de planificación y de la toma de decisiones vinculadas con la RRD, la Gestión del Riesgo y los preparativos para la respuesta a las emergencias.  Es una herramienta a ser utilizada por las autoridades nacionales pertinentes, los socios DIPECHO, y actores involucrados con la RRD en el país para la elaboración y/o actualización de sus respectivos Documentos País para que se constituya en el documento nacional de referencia para impulsar políticas y toma de decisiones para la RRD y alcanzar el desarrollo sostenible.



[1] Vínculo directo al Formato Común para los Documentos País: http://www.cridlac.org/digitalizacion/pdf/spa/doc19170/doc19170.htm 

Elaboración

El Formato Común para los DPs fue elaborado a través de una consultoría bajo la coordinación y gerencia general de la Oficina Regional para las Américas de la UNISDR, en coordinación estrecha con la oficina de ECHO para América del Sur y con la colaboración de los socios DIPECHO, sistemas nacionales y otros actores clave a través de su proceso de consulta y validación.

Pasos en su desarrollo

 Paso 1: Plan de trabajo

Se elaboró el Plan de Trabajo con cronograma de actividades en base a los términos de referencia prestablecidos.

Paso 2: La definición de las unidades de análisis

Se dividieron en dos niveles: Los actores presentes a nivel de país, tales como los Sistemas de Gestión de Riesgos o Protección Civil de cada país, actores clave en la RRD, ONGs, Socios DIPECHO, entre otros; y los actores en el nivel regional.

La elección de estas Unidades de Análisis se justificó por ser los actores claves de las instituciones relevantes en el tema de reducción de riesgos.

La definición de las técnicas e instrumentos de información:  

     Paso 3: Versión preliminar

Se elaboró la propuesta inicial de Estructura y Contenidos a través de la recolección y análisis de información y experiencias existentes relacionadas con los Documentos País y la opinión de personas consideradas claves por su participación en la elaboración de los Documentos País anteriores.

Los principales documentos analizados incluyeron:

  • Informes de las reuniones regionales y nacionales de los socios DIPECHO;
  • Documentos con información sobre el Marco conceptual y referencial  de la Gestión del Riesgo de Desastres en Sudamérica;
  • Informes Nacionales sobre los avances en el proceso de implementación del Marco de Acción de Hyogo, monitoreados por la UNISDR;
  • Plan de Implementación Humanitario para Sudamérica de ECHO;
  • VI Plan de Acción DIPECHO y Documentos país;
  • Documentos País anteriores de América del Sur;
  • Documentos y materiales afines desarrollados en el marco de DIPECHO en otras regiones como Centroamérica, el Caribe, MERCOSUR;
  • Informes nacionales de avance en el Marco de Acción de Hyogo;
  • Informes de evaluación interagenciales sobre la RRD en Chile y Uruguay (UNISDR), entre otros; y
  • Informe de evaluación global sobre la reducción del riesgo de desastres.

Elaboración del Documento N.1: Esquema del formato Común y Guía de orientación

Elaboración de un Directorio de los actores clave para los fines de la consulta, incluyendo los que trabajan en la RRD en cada uno de los 10 países, así como de representantes de organismos internacionales relacionados en la región sudamericana.

Paso 4: Proceso de consulta y validación con los actores clave en la región

Primer proceso de consulta:

El día 28 de noviembre de 2011 se inició el contacto directo con los participantes en la consulta, actores clave de la RRD en los países de la región, a través de una carta señalando el objetivo de la consulta, los resultados que se esperaban alcanzar y el equipo que estaba a cargo del proceso.  El día 28 de diciembre de 2011, la propuesta preliminar del formato común, conocida como Documento de Trabajo N° 1, fue puesta a consideración a los participantes en la consulta con la que se solicitó sus aportes y sugerencias, señalando como plazo máximo el día 19 de enero de 2012; para lo cual, se adjuntaron los siguientes documentos:

  • Carta de Presentación;
  • Documento de Trabajo N° 1: Estructura y Contenidos del Formato Común;
  • Guía de Orientación para la revisión de la propuesta de Estructura y Contenidos del Formato Común; y
  • Formato para aportes y sugerencias a la propuesta presentada.

 Las preguntas de esta primera ronda de consulta fueron las siguientes:

  1. ¿Cuál es su concepto del Documento País?, ¿Lo encuentra útil?
  2. ¿Es conocido y se usa en su país?
  3. ¿Es demasiado técnico?, ¿Es muy extenso?
  4. ¿Se le considera como una herramienta o instrumento de trabajo?, Si no fuera así ¿Qué le faltaría para que lo sea?
  5. ¿Puede ser utilizado por cualquier organización o institución como referencia para sus intervenciones, definición de prioridades o planificación de sus actividades?

En atención a las solicitudes efectuadas, el plazo inicialmente establecido para la recepción de aportes y sugerencias fue ampliado hasta el día 26 de enero de 2012.  

Las sugerencias y aportes efectuados fueron incorporados en el documento de consulta, considerado en el Documento de Trabajo N° 2.

El segundo proceso de consulta sobre el Documento de Trabajo N° 2 se inició el 22 de febrero de 2012 para recibir aportes y sugerencias con plazo máximo el día 27 de febrero.

Al final del proceso de consulta, respondieron 95 personas pertenecientes a 85 instituciones.

Paso 5: Elaboración de la herramienta final

Con los últimos aportes y ajustes, se formuló la versión final, considerado como Formato Común para la Elaboración de los Documentos País de América del Sur.

Resultados del proceso de desarrollo y consulta:

En el proceso de consulta hubo consenso en la necesidad de uniformizar el formato común del DP, pues cada año significaba un nuevo esfuerzo para su diseño y elaboración. Los participantes consideraban que este nuevo formato facilitará el proceso de elaboración y/o actualización.

Hubo preocupación por la información solicitada, especialmente de aquellos países con menor experiencia en proyectos DIPECHO; sin embargo, ello fue aclarado indicando que el DP podría ser realizado con la información existente y disponible en el momento de su elaboración o actualización.

Hubo consenso sobre la importancia de los DP como instrumento de referencia para el diseño de políticas públicas y estrategias, la planificación y ejecución de actividades para la RRD y en la toma de decisiones para las intervenciones; tanto por parte de los representantes de los Sistemas Nacionales, de organizaciones e instituciones que trabajan en la RRD en el país, como por los organismos de cooperación internacional.

Existió un especial interés en el proceso, lo que se evidenció con la participación en las consultas de los principales actores clave para la RRD de la región Sudamericana, liderados por las entidades rectoras o coordinadoras de los Sistemas Nacionales de los 10 países.

Es importante señalar que algunos actores solicitaron aclaración con respecto al alcance del DP, es decir, si abarcaba la reducción de riegos de desastres o sólo preparación, dado que siempre había sido promovido por el Programa DIPECHO.

Hubo dificultad para la inclusión de determinados conceptos más ligados a reducción de riesgos subyacentes, como cambio climático, apoyo social, recuperación, entre otros, por lo que se optó incluirlo en el capítulo de Análisis de la RRD del país.

Uso

El Formato Común está dirigido a los representantes de las siguientes instituciones:

Ha sido desarrollado con la finalidad de que al momento de su elaboración, los respectivos DP tengan un esquema/estructura similar en la región, a fin de facilitar la realización de análisis comparativos entre ellos y un apoyo a la construcción de Documentos Regionales. 

Los temas considerados en su Guía Metodológico son lineamientos que cada país puede adaptar de acuerdo a sus criterios, en función a sus prioridades, importancia o preferencia, pertinencia o aplicabilidad, y según la información disponible en el momento de su elaboración o actualización.  Dado que el Documento País pretende ser un documento dinámico, flexible y durable; los responsables de su desarrollo en el país pueden decidir excluir algunos aspectos, que pueden ser incluidos o contemplados nuevamente en actualizaciones posteriores. La elaboración o inclusión de estudios, informes especializados, mapas o cualquier acción adicional que mejore el documento, será decidido por las propias entidades nacionales.

Bajo este nuevo formato, el proceso de elaboración del DP busca ser inclusivo y participativo, contando con el liderazgo de la entidad rectora o coordinadora del Sistema Nacional de GRD o  similar, y la intervención de las autoridades nacionales responsables de la conducción de este tema en el país, de los actores clave que trabajan en la RRD incluyendo de los sectores vinculados (salud, educación, planificación, vivienda y ordenamiento territorial, economía y finanzas, etc.), de las universidades y los entes técnicos y científicos, del sector privado, de la sociedad civil, de los organismos de cooperación internacional, de los socios DIPECHO, y los integrantes de las plataformas de RRD existentes, entre otros.



[1] Las Plataformas Nacionales para la RRD es un término adoptado por la UNISDR que refiere a mecanismos nacionales para reducir el riesgo de los desastres. Estos mecanismos son manifestaciones concretas de la voluntad política y del reconocimiento institucional de la reducción de los riesgos de desastres como tema relevante para el interés nacional.

Replicabilidad y sostenibilidad

Esta herramienta está siendo aplicada actualmente en los países de América del Sur y Caribe para la elaboración de sus respectivos documentos y con la información disponible y según lo que consideran pertinente. Se espera, además, que sirva como base para sus actualizaciones futuras.

El DP en sí, bajo este nuevo formato unificado, tiene como propósito brindar una visión integral de la situación de la RRD en el ámbito nacional, los avances logrados en la gestión para reducirlos, la definición de prioridades y líneas estratégicas, los principales retos y desafíos a enfrentar para disminuir la pérdida de vidas humanas, así como los impactos económicos, sociales y ambientales que estos generan.

El DP se espera sea apropiado por los Sistemas Nacionales, Puntos Focales Nacionales ante el Marco de Acción de Hyogo (MAH), autoridades nacionales y locales, agencias y actores vinculados a la RRD como documento nacional de referencia para orientar la programación y financiamiento de acciones y actividades, para impulsar políticas y toma de decisiones para la RRD, y para alcanzar el desarrollo sostenible.

Es un instrumento que permite conocer de manera objetiva los progresos o procesos realizados en la reducción de la vulnerabilidad y la mejora de la resiliencia ante los desastres provocados por fenómenos naturales de las poblaciones en riesgo y las instituciones públicas que buscan protegerlas, fortaleciendo la plataforma de RRD centrada en la comunidad, y como un medio para llegar a las comunidades vulnerables más aisladas. Es también un importante instrumento de referencia para el diseño de políticas públicas y estrategias, la planificación y ejecución de actividades para la RRD, y en la toma de decisiones para las intervenciones, por parte de los representantes de los Sistemas Nacionales, de organizaciones e instituciones que trabajan en la RRD en el país y de organismos de cooperación internacional. Se espera pueda ser utilizado para la incidencia ante autoridades de los distintos niveles de la gestión nacional; así como facilitar el establecimiento de canales de cooperación y ayuda mutua.

Se busca que tomando como referencia la información base se pueda ir actualizando  y retroalimentando con aportes que le añadan valor; por lo que el instrumento se espera sea flexible, se adapte a los cambios que la realidad exige y permita la incorporación de mejoras e innovaciones, para facilitar su permanente actualización en un proceso continuo, a fin de convertirse en la memoria institucional de la RRD en el país.

Se pretende que el DP sea una guía consensuada y validada por autoridades, entidades científicas, organismos de cooperación y comunidades, para la identificación de las principales amenazas, vulnerabilidades y capacidades a nivel nacional, subnacional y local que permita orientar y organizar acciones coordinadas y complementarias para la RRD en áreas prioritarias de intervención.

Cabe señalar que, posterior a su desarrollo y lanzamiento en la región de América del Sur, esta herramienta fue traducida a inglés y contextualizada para la región del Caribe. Actualmente hay versiones en inglés y español contextualizadas para su uso y aplicación por los países del Caribe.